Viimeisen 20 vuoden aikana toiminnanohjausjärjestelmät, kavereiden kesken ERPit, ovat tulleet osaksi myös pk-yritysten arkipäivää. Melkein jokaisesta pajasta löytyy jonkinlainen ERP, mutta käyttöasteet ja –tavat vaihtelevat merkittävästi. Useimmiten taloustoiminnot on ainakin osin hoidettu järjestelmän avulla ja myös myyntitilaukset kirjataan järjestelmään viimeistään laskutusta varten. Sen sijaan tuotannonohjaus ja materiaalihallinto ovat usein käytännössä ERP-järjestelmän ulkopuolella.
Mitä tulee tuotteisiin ja tuotantoprosesseihin, yritykset eroavat totta kai toisistaan. Vakiotuotteiden valmistaminen varastoon on toki aivan erilaista kuin tilauskohtaisti suunniteltavien ja valmistavien tuotteiden ohjaaminen läpi valmistusprosessin. Samoin tapahtumien määrä voi vaihdella suuresti yrityksillä, joiden liikevaihto on samaa suuruusluokkaa. Joissakin liiketoiminnoissa on kriittisiä erityispiirteitä, joiden huomioiminen on elintärkeää. Ja paljon muuta.
Kuitenkin myös samankaltaisilla yrityksillä on keskenään merkittäviä eroja. Hyviä tuloksia voidaan
saavuttaa kovin erilaisin lähestymistavoin. On tärkeää, että on ylipäätään valittu jokin toiminnan malli ja että sitä sovelletaan johdonmukaisesti ja kurinalaisesti. Tämä koskee luonnollisesti myös ERP-järjestelmien käyttöä – tai käyttämättömyyttä.
ERP:n huonosti hyödynnetyt toiminnot liittyvät useimmiten tuotannonohjaukseen ja materiaalihallintoon. Yleisin syy vajaakäyttöön on, että järjestelmä koetaan liian työlääksi. Ei ole aikaa tehdä tarvittavia kirjauksia oikea-aikaisesti. Pohditaan, miksi meidän pitäisi palvella järjestelmää, kun asian pitäisi olla juuri päinvastoin.
Usein kysymys voi olla kuitenkin siitä, että järjestelmän perustiedot ovat tavalla tai toisella puutteelliset esimerkiksi tuoterakenteiden ja työvaiheiden osalta. Myös tuotevariaatioiden määrittely voi olla kesken. Voi olla myös niin, että järjestelmän käyttöä ei ole riittävästi ohjeistettu tai tavoiteltavia hyötyjä ei ole käyty läpi henkilöstön kanssa. Kun toiminnanohjausjärjestelmää otetaan käyttöön, myös tapahtumien kirjausten painopiste siirtyy tapahtumaketjussa eli prosessissa eri paikkaan. Joillakin työ lisääntyy, joillakin vähenee. Kokonaisuutena tavoitteena on sujuvampi prosessi ja siten tuottamattoman työn väheneminen.
Prosessin loppupään tarkastelu paljastaa prosessin kunnon. Jos esimerkiksi tilaus/toimitus-prosessi on kunnossa, myyntilaskutus on erittäin helppoa.Tapio PalttalaProsessin loppupään tarkastelu paljastaa prosessin kunnon. Jos esimerkiksi tilaus/toimitus-prosessi on kunnossa, myyntilaskutus on erittäin helppoa. Mikäli laskutusosasto nääntyy työkuorman alla, prosessissa on paljon parannettavaa. Samoin ostotilausten tarkastuksen helppous paljastaa hankinprosessin kunnon. Jos tilaukset ja vastaanotot puuttuvat koneelta ja lähetteet ovat jossakin paperipinossa, asioiden selvittäminen vie aikaa parantamatta mitenkään toiminnan lisäarvoa.
Hyvä prosessi toimii nopeasti ja täsmällisesti. Sama tieto tulee syöttää järjestelmään vain kerran. Poikkeamat, kuten uhkaavat materiaalipuutteet tulee saada helposti esiin. Hyvä, ajantasainen prosessi antaa hyvät välineet myös tilauskannan muutosten hallintaan. Tähän kaikkeen tarvitaan useimmiten sopivaa ERP-järjestelmää.
Isäntä vai renki? Parhaat näkemäni esimerkit ERP:iä hyödyntävistä yrityksistä ovat olleet sellaisia, joissa ERP on sekä isännän että rengin rooleissa. Isäntänä siinä mielessä, että kaikki tuotantoprosessin tapahtumat ovat ERP:issä ajan tasalla, eikä mitään työvaiheita tai materiaalitoimintoja tehdä sen tietämättä. Hyvä renki siinä mielessä, että se tukee kaikkea tekemistä ajantasaisella, luotettavalla tiedolla. Homma pysyy hanskassa ja tuottamaton sähläys minimoituu.
Otetaan siis molemmat – hyvä isäntä ja hyvä renki!