Moni yritys miettii tälläkin hetkellä ERP-järjestelmän hankintaa, joko ihan ensimmäistä kautta aikain tai sitten vanhan korvaamista uudella. Siinä onkin tuumaamista, sillä onhan ERP:in osto kuitenkin huomattavasti hankalampaa kuin vaikkapa uuden auton. Ja saattaa tulla kalliiksikin. Miksiköhän?
Auton rattiin on helppo hypätä ja lähteä koeajolle. Jos peli tuntuu hyvältä, niin kaupanteko on jo lähellä. Auton tehtävät ovat selkeät: kuskata matkustajia paikasta toiseen. Välillä vähän tankataan ja huolletaan. Autojen erot ovat kategorioiden puitteissa lopulta aika pienet. Autoja vaihdetaan aika usein, joten useimmat tietävät, mitä uutta seuraavalta autolta toivoisivat.
Toisin on ERP-järjestelmien laita. Niiden toiminta on abstraktimpaa ja monimutkaisempaa, eikä ostajalla ole aina selkeää kuvaa siitä mitä oikeasti tarvitaan ja halutaan. Koeajo vaatii paljon valmisteluja ja rajoittuu silloinkin usein nykytilan simulointiin. ERP-järjestelmän elinikä on jopa 10-15 vuotta, joten yrityksillä on harvoin pysyvää osaamista ERP:ien hankintaan ja käyttöönottoon.
ERP:n hankinnassa on kaksi valtaväylää, joita pitkin useimmat pk-yritykset etenevät. Ensimmäinen malli menee niin, että tutustutaan sattumalta tai tarkoituksella johonkin järjestelmätoimittajaan, ehkä useampaankin, ja koska valittu toimittaja on sopivan tuntuinen tyyppi ja järjestelmä näyttää äkkiseltään modernilta, päädytään yhteistyöhön kyseisen toimittajan kanssa. Keskeinen ajatus on se, että järjestelmä asennetaan nopeasti käyttöön sellaisenaan nykyisen toiminnan päälle ja uskotaan toimittajan auttavan yritystä kehittämään järjestelmäavusteisia prosessejaan liiketoiminnan tarpeisiin myöhemmin.
Toinen etenemistapa on se, että pyritään hahmottamaan toiminnallinen tavoitetila etukäteen, jolloin ratkaisuja voidaan aidosti kilpailuttaa keskeisten kriteereiden perusteella. Tavoitetilan kuvauksessa ja muiden tarjousasiakirjojen määrittelyssä käytetään usein myös ulkoisia asiantuntijoita. Kilpailutuksella pyritään valitsemaan runsaasta tarjonnasta yritykselle sopivin järjestelmä sekä minimoimaan järjestelmään liittyviä toiminnallisia ja kustannusriskejä.
Määrittelyn lopputuloksena voi olla myös se, että uuden ERP:n hankkimisen sijaan on suositeltava nykyisen ERP:n käyttöönottoa. Niitä kun on aika paljon kovasti vajaassa käytössä ilman vakuuttavaa selitystä. Joissakin tapauksissa onkin voitu pidentää vanhan ERP:in käyttöikää jopa useita vuosia.
Kummallakin valtaväylällä on etunsa. Ensimmäisessä keskitytään enemmänkin yhteistyökumppanin valintaan ja säästetään siten määrittelyyn ja kilpailutukseen kuluvaa aikaa ja kustannuksia. Haittapuolena ovat valintaan liittyvät riskit. Jos hyvin käy, onnistutaan, mutta voi aivan hyvin mennä metsäänkin. Mikäli järjestelmä huomataan myöhemmin toiminnallisuudeltaan epäsopivaksi, sitoutuminen on jo tapahtunut ja on vain yritettävä selvitä. Ja sehän syö miestä.
Etukäteismäärittelystä ja kilpailutuksesta syntyy kustannuksia, mutta toisaalta onnistunut valinta ja riskien hallinta vastaavasti säästävät kustannuksia –ja hermoja – huomattavasti.
Määrittelyyn perustuvassa valinnassa ei ensisijaisena tavoitteena ole valita markkinoiden parasta, vaan yrityksen tulevaisuuden tarpeisiin parhaiten sopiva järjestelmä. Se on yritykselle samalla myös se paras ratkaisu.
Tapio Palttala, toimitusjohtaja
Kirjoittajalla oli yli 30 vuoden kokemus valmistavasta teollisuudesta
tapio.palttala(a)emineo.fi